Penerapan Teknologi ERP (Enterprise Resource Planning)

Istilah ERP atau Enterprise Resource Planning sudah sangat dikenal di seluruh dunia. ERP adalah sebuah sistem yang memiliki berbagai keuntungan dan kemudahan dalam penggunaannya. Namun di sisi lain ternyata ERP itu sendiri menghasilkan kendala yang harus dihadapi oleh perusahaan yang memakainya. Dengan kondis seperti itu, perlukah suatu perusahaan menerapkan ERP?

Pengaruh ERP

Pengaruh ERP secara umum dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu siapa yang dipengaruhi ERP dan mengapa ERP mampu mempengaruhinya. ERP adalah suatu sistem yang disiapkan untuk perusahaan yang membutuhkan sistem yang luar biasa. Semakin besar suatu perusahaan maka semakin kompleks pula permasalahan yang dihadapinya, khususnya permasalahan bisnis. Maka dari itu diperlukan informasi yang sangat banyak untuk menyelesaikan persoalan tersebut, baik informasi yang bersifat internal maupun eksternal perusahaan. Sebagai konsekuensi dari semua ini adalah dibutuhkannya suatu sistem yang mampu menjembatani antara kompleksitas bisnis dan teknologi informasi sebagi sarana penyedia informasi yang diperlukan oleh perusahaan.

Saat ini lebih dari 60% perusahaan multinasional menggunakan sistem ERP, itupun hanya yang menggunakan salah satu sistem ERP yaitu SAP R/3. Sementara itu kondisi di lapangan menunjukkan bahwa penggunaan ERP tidak terbatas hanya pada perusahaan multinasional, tetapi perusahaan kecil dan menengah juga telah menggunakan ERP. Pada tahun 1995, 90% pendapatan SAP diperoleh dari perusahaan besar, sisanya diperoleh dari perusahaan kecil dan menengah. Namun pada tahun 1997, 50% pendapatan SAP didapatkan dari perusahaan kecil dan menengah. Kondisi ini menunjukkan bahwa semakin lama semakin banyak perusahaan kecil dan menengah yang menerapkan ERP.

Ada beberapa hal yang menyebabkan ERP berkembang begitu luar biasa. Pertama adalah faktor pengaruh perilaku kompetitor. Setiap perusahaan akan selalu berusaha mendapatkan informasi mengenai kompetitornya. Informasi yang dibutuhkan tidak hanya terbatas pada produk, tetapi lebih pada perusahaannya itu sendiri. Bila suatu perusahaan telah menerapkan ERP dan berhasil, maka mau tidak maukompetitornya akan berusaha menerapkan sistem yang sama ataupun yang lebih baik, jikalau perlu menggunakan software dan konsultan yang sama.

Yang kedua adalah faktor kebutuhan akan rekan bisnis. Secara umum dengan menerapkan ERP akan menghasilkan informasi yang lebih baik untuk digunakan dalam proses bisnis dan pengambilan keputusan. Sebagai konsekuensi adalah kebutuhan data yang up to date serta real time harus terpenuhi. Bila data berasal dari internal perusahaan maka itu mungkin bukan suatu masalah, tetapu bila berasal dari eksternal perusahaan maka hal tersebut bisa menjadi masalaha yang serius. Sehingga dengan alasan untuk pemenuhan kebutuhan informasi, seringkali perusahaan melakukan tekanan-tekanan kepada rekan bisnisnya untuk menyediakan informasi yang terbaru dan real time. Jika dirasa perlu, informasi tersebut juga terintegrasi dengan sistem (ERP) yang ada di perusahaan. Secara diplomatis dapat dikatakan perusahaan memaksa rekan bisnisnya turut menerapkan ERP.

Selain itu, ERP dapat berkembang pesat dikarenakan pengembangan ERP itu sendiri didasarkan pada pengalaman terbaik. Bila suatu sistem diterapkan pada sebuah perusahaan, maka hal terbaik yang terjadi di perusahaan tersebut akan menjadi pengalaman bagi sistem sekaligus perbaikan dalam sistem. Makin banyak perusahaan yang menerapkan sistem, makin banyak pengalaman yang dimasukkan dalam sistem sehingga menjadikan sistem menjadi semakin baik. Makin baik suatu sistem makin banyak perusahaan yang mengimplementasikan, dan tentunya juga membuat sistem menjadi lebih baik lagi.

Perkembangan ERP yang luar biasa dapat dilihat dari pertumbuhan pasar ERP yang luar biasa. Di tahun 1993 sebagai awal munculnya teknologi client server, 5 vendor penyedia ERP yaitu Oracle, SAP, D&B software, IMRS, dan Computron membukukan penghasilan sebesar 319 juta dollar. Lima tahun kemudian, di tahun 1998, 5 vendor yang sama memperoleh pendapatan sebesar 17.2 milyar dollar, dan kenaikan yang signifikan di tahun-tahun berikutnya.

Dilihat dari sisi teknologi, ERP merupakan produk yang mampu mengimbangi perkembangan teknologi informasi. Di awal tahun 1990, teknologi client server mulai muncul dan memiliki beberapa kelebihan dibandingkan teknologi mainframe yang lebih dahulu muncul. Munculnya teknologi ini belum banyak diimbangi dengan teknologi software yang mendukung teknologi client server, terutama yang berkaitan dengan enterprise. Untuk mengatasi kekosongan ini ERP mulai dikembangkan untuk teknologi client server dan menjadi aplikasi yang dominan untuk aplikasi client server computing.

Selain itu ERP mampu mempengaruhi fungsi sistem informasi. Awalnya personal yang berkecimpung di bidang sistem informasi mempunyai tugas utama untuk perancangan, pengembangan, dan implementasi software. ERP sendiri dirancang dan dikembangkan oleh pihak luar perusahaan (outsourcing). Dengan demikian tugas personal di bidang sistem informasi hanya melakukan implementasi ERP pada perusahaan. Untuk itu pengetahuan yang mendalam mengenai software paket menjadi sesuatu yang mutlak diperlukan. Dari sini terjadi pergeseran tugas dan kemampuan seorang sistem analis dan programmer, yaitu dari perancangan pengembangan dan implementasi software menjadi penguasaan software paket dan pengimplementasiannya pada perusahaan.

Pengaruh yang lain adalah pergeseran pada fungsi sistem informasi. ERP menciptakan ketidakjelasan antara user dan spesialis informasi. Konsep tradisional menjelaskan bahwa spesialis informasi hanya berurusan dengan teknologi, tidak pada proses bisnis. Namun dengan penerapan ERP, user sebagai pelaku bisnis selain dituntut menguasai proses bisnis juga dituntut untuk menguasai teknologi ERP. Begitu juga sebaliknya untuk seorang spesialis informasi selain memiliki kemampuan teknologi juga dituntut menguasai proses bisnis.

Kendala utama yang harus dihadapi perusahaan untuk mengimplementasikan ERP adalah biaya yang tinggi yang harus dibayarkan. Untuk mengimplementasikan ERP, rata-rata sebuah perusahaan harus membayar 15 juta dollar, atau rata-rata 54 ribu dollar per user yang mengoperasikan ERP dengan asumsi sebuah perusahaan mempunyai 275 user. Biaya sebesar ini digunakan untuk software, hardware, pelayanan, maintenance, operasional, dan biaya tenaga kerja internal selama 2 tahun operasional.

Nilai Tambah ERP

Sistem informasi tradisional pada awalnya digunakan untuk fungsi tertentu dan tidak dirancang untuk integrasi dengan area fungsional yang lain maupun untuk lokasi yang banyak. Dalam kenyataannya, perusahaan mempunyai banyak area fungsional dan lokasi yang tersebar di mana-mana. Informasi yang sama akan disimpan di banyak tempat dan berulang-ulang. Hal ini menyebabkan terjadinya redundancy data, proses yang berulang-ulang, resiko report yang tidak sama, serta pemborosan tempat penyimpanan data.

ERP mempunyai kemampuan untuk mengintegrasikan semua proses yang ada dalam area fungsional perusahaan, antar departemen, maupun antar lokasi yang berbeda. Dengan integrasi sistem ini data yang tadinya didapat dari sistem yang berbeda-beda akan diintegrasikan menjadi sistem tunggal dengan format yang standar. Dengan demikian tidak ada lagi perbedaan proses yang terjadi antar fungsi, antar departemen, maupun antar lokasi yang berbeda.

Nilai tambah yang lainnya adalah terkait dengan pengembangan ERP. Seperti diketahui, pengembangan ERP berasal dari pengalaman terbaik berbagai perusahaan yang berulang-ulang diperbaiki dan ditambahkan ke dalam sistem. Dengan implementasi ini perusahaan turut mendapatkan pengalaman yang dapat diterapkan dalam proses bisnis perusahaan.

Dengan mengintegrasikan semua proses menjadi sistem yang tunggal, semua informasi akan disimpan dalam format yang sama dalam database yang sama, sehingga semua akan mengakses data yang sama. Standar dan data tunggal ini akan mengurangi informasi yang asimetris. Implikasi yang terjadi adalah peningkatan kontrol terhadap pekerjaan. Bila suatu pekerjaan belum dikerjakan, maka pekerjaan yang lain tidak akan bisa dikerjakan karena menggunakan data yang sama. Implikasi yang lainnya adalah semakin meningkatkan akses informasi bagi siapa saja yang membutuhkan, terutama untuk proses pengambilan keputusan, baik pada level atas, menengah maupun bawah.

Pada sistem informasi tradisional, banyak informasi yang harus dicetak dalam hardcopy untuk dikomunikasikan pada fungsi dan sub organisasi perusahaan yang berada pada lokasi yang lain. Selanjutnya di fungsi dan lokasi yang berbeda, informasi tersebut perlu untuk diinput ulang. Hal ini selain disebabkan oleh lokasi yang berbeda, juga karena sistem yang berbeda. Dengan ERP, sekali suatu informasi diambil dari sumbernya dan disimpan dalam komputer, maka informasi tersebut akan dapat diakses oleh siapa saja secara online dan real time. Ini merupakan akibat sistem tunggal yang terintegrasi. Dengan data yang online dan real time ini akan memudahkan seluruh bagian organisasi untuk melakukan perencanaan dan pengendalian proses yang ada.

ERP juga memberikan fasilitas untuk komunikasi dan kerjasama baik di dalam organisasi maupun dengan organisasi di luar perusahaan. Walaupun mempunyai fungsi dan lokasi yang berbeda, tetapi dengan adanya standarisasi proses dan data yang dihasilkan akan mengurangi konflik yang terjadi di dalam organisasi perusahaan, terlebih untuk yang berkaitan dengan pihak eksternal organisasi, misalnya proses pengadaan dengan supplier dan penjualan kepada customer. Dengan adanya standar dan data yang sama akan meningkatkan komunikasi dan kerjasama.